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Administrative Assistenz & Büroorganisation (m/w/d)

Du liebst es, Dinge zu organisieren, und merkst sofort, wenn ein Termin kollidiert oder eine Rechnung liegen bleibt? Bei TGC digitalisieren wir Bauunternehmen. Damit sich unsere Teams voll auf ihre Kundenprojekte konzentrieren können, braucht es jemanden, der im Büro die Fäden in der Hand hält: Kalender, Reisen, Korrespondenz, Ablage und Events.

Klingt nach Dir? Perfekt, dann suchen wir genau Dich.

Deine Aufgaben

Du unterstützt unsere Geschäftsführung und das Organisationsteam im Tagesgeschäft und bist die erste Anlaufstelle, wenn es um Organisatorisches geht.

• Büroorganisation: Allgemeine administrative Aufgaben übernimmst Du eigenständig und sorgst dafür, dass im Büro alles reibungslos läuft.
• Kalendermanagement: Die Kalender der Geschäftsführung und interner Ansprechpartner liegen in Deiner Hand. Termine koordinierst Du so, dass Du immer einen Schritt voraus bist.
• Sekretariat: E-Mails, Telefonate, Korrespondenz und der allgemeine Schriftverkehr laufen über Deinen Tisch.
• Reisemanagement: Ob Dienstreise, Hotel oder Transportmittel: Du organisierst und buchst alles, was unterwegs gebraucht wird.
• Besprechungsorganisation: Interne und externe Meetings planst Du, bereitest sie vor und kümmerst Dich um die Nachbereitung.
• Dokumentenmanagement: Mit einer sauberen digitalen Ablage und gepflegten Listen und Übersichten ist jede Unterlage schnell auffindbar.
• Administrative Unterstützung: Rechnungen, Belege und Unterlagen bereitest Du vor und leitest sie an die zuständigen Abteilungen weiter.
• Veranstaltungsorganisation: Du unterstützt bei der Planung und Koordination interner Veranstaltungen, Meetings und Firmenevents.
• Dienstleisterkoordination: Für externe Dienstleister und Lieferanten bist Du die erste Ansprechperson.
• Prozessoptimierung: Administrative Abläufe digitaler und einfacher machen, genau hier bringst Du Dich ein. Was wir bei unseren Kunden tun, leben wir auch im eigenen Büro.

Was macht diese Rolle besonders?

Du arbeitest direkt mit unserer Geschäftsführung und dem Organisationsteam zusammen, mit kurzen Wegen und viel Raum für eigenständiges Arbeiten. Deine Aufgaben sind abwechslungsreich, und Deine Arbeit macht im Tagesgeschäft einen echten Unterschied. Du arbeitest mit modernen digitalen Tools und bringst eigene Ideen ein, wie wir unsere Abläufe weiter verbessern.

Und: Du musst nicht alles können. Viel wichtiger ist uns, dass Du zuverlässig bist, gern organisierst und Lust hast, mit uns etwas zu bewegen.

Das bringst du mit

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare praktische Erfahrung.
• Idealerweise hast Du bereits in der Büroorganisation, im Sekretariat oder in einer Assistenzfunktion gearbeitet.
• Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und eigenverantwortlich und behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick.
• Du organisierst gern und hast Freude an abwechslungsreichen Aufgaben.
• Du gehst sicher mit Microsoft 365 um, insbesondere mit Outlook, Word, Excel und Teams.
• Du sprichst und schreibst gut Deutsch. Weitere Sprachen brauchst Du für diese Stelle nicht.
• Du trittst freundlich und verbindlich auf und kommunizierst klar, intern wie mit externen Partnern.
• Du bist zuverlässig, diskret und hast ein gutes Gespür für Prioritäten.

Diese Kenntnisse sind zusätzlich von Vorteil

• Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften
• Kenntnisse in digitaler Büroorganisation und modernen Verwaltungssystemen
• Interesse an Digitalisierung und KI-Anwendungen
• Erfahrung in einem dynamischen Unternehmensumfeld

Genau Dein Ding? Dann lass uns sprechen!

Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung via E-Mail! Bitte gib direkt an, wann Dein Wunsch-Eintrittstermin ist.

Jetzt bewerben: work@tgc-solutions.com

Benefits

• Remote und On-Site
• TGC Jobrad
• Persönliche Einarbeitung
• Top moderner Arbeitsplatz
• Corporate Benefits
• Flexible Arbeitszeiten
• Betriebliche Krankenzusatzversicherung
• 30 Tage Urlaub

Über die TGC Gruppe

Die TGC gibt es seit 2003, und wir konzentrieren all unser Handeln auf eine Aufgabe: Wir digitalisieren Bauunternehmen erfolgreich. Nicht mit PowerPoints und Technologie-Buzzwords, sondern mit Lösungen, die auf der Baustelle ankommen. Bei Bauleitern, Polieren, Sekretärinnen und Geschäftsführern gleichermaßen. An drei Standorten arbeiten rund 50 Leute täglich daran, dass Digitalisierung im Bau kein Schlagwort bleibt, sondern im Arbeitsalltag funktioniert. Dafür wurden wir mehrfach ausgezeichnet. Aber viel wichtiger als jede Auszeichnung ist uns die Dankbarkeit begeisterter Kunden — denn wir liefern nicht einfach Projekte ab, sondern entlasten die Menschen der Baubranche. Dafür arbeiten wir.

Daniela Heinen

work@tgc-solutions.com

+49 261 89968656

LinkedIn: TGC Gruppe